Como organizar sua vida: 4 dicas para se seguir e 2 armadilhas para evitar

A princípio, organizar a sua vida, da sua casa a seu escritório a seu computador, não exige perfeição. Está tudo bem se sua vida é um “caos organizado”. O que você precisa é entender o que entra no caminho quando ela está desorganizada. A meta é que tudo corra bem.

O que acontece quando você não organiza sua vida:

• Você deixa sua carteira em casa porque achava que ela estava na sua mochila. Ela agora está na mesa da cozinha, servindo a nenhum propósito.
• Você está marcado como “não participante” do casamento do seu primo. O convite de confirmação está sob as contas que você também não abriu.
• Prazos de trabalho são esquecidos porque o seu calendário digital está muito confuso para ler.

Nesse artigo vamos falar como manter as coisas importantes em ordem para que você viva o resto da sua vida como um humano imperfeito e normal.

1. Trabalhar somente no seu espaço de trabalho.
2. Dê um lar a tudo.
3. Crie um ponto de partida
4. Faça rotina e cronogramas
5. Duas dicas que eu odeio (mas não são alternativas tão terríveis)
6. Comece a se organizar

1. Trabalhar somente no seu espaço de trabalho.

Freelancers precisam de um espaço centrado ao trabalho, longe de distrações e responsabilidades da casa. Portanto se você tiver sorte o bastante para ter um quarto vazio com uma porta que fecha, faça-o de seu escritório. Ou, limite uma seção de seu quarto e classifique-a como só para trabalho. Até em pequenos apartamentos existem recantos ou “quartinhos” que podem conter uma pequena mesa e cadeira.

Eventualmente, as pessoas com um escritório tradicional ainda vão acabar trabalhando em projetos de suas casas. Então, crie um setup similar, um espaço designado somente ao trabalho. Assim, com essas duas linhas separadas entre as responsabilidades de casa e sua vida profissional vai te ajudar a manter sua casa e sua mente organizada.

Aqui estão mais três dicas para organizar seu espaço de trabalho:

• Mantenha tudo que você precisa para trabalhar nesse espaço. Se você tem que sair de seu escritório para achar uma caneta ou um envelope em outro quarto, é fácil de se destrair.
• Quando você terminar seu dia de trabalho, feche seu espaço de trabalho como você faria num escritório tradicional. Limpe sua mesa, puxe as cortinas, desligue seu computador e as luzes e feche a porta quando sair.
• Evite voltar ao seu escritório durante suas horas livres. Finja que é um trajeto de longa distância.

Ser restrito sobre onde você trabalha te ajuda a entrar e sair de seu modo de trabalho. Ser capaz de trabalhar de casa faz com que você pense em sempre estar trabalhando, mas você merece uma pausa.

2. Dê um lar a tudo.

Tudo em sua casa deve ter uma… lar. Uma gaveta “miscelânea”, closet ou sala não conta. Quanto mais eficiente for a sala (como a cozinha ou o escritório), mais organizado deve ser o espaço.

• Deixe os itens que você sempre precisa perto de você. Itens que você só usa de vez em quando costumam ficar escondidos.
• Se você tem caixas que parecem todas iguais, coloque etiquetas nela.
• Use essa estratégia digital. Organize os arquivos do computador e as pastas de email para que sempre sejam automaticamente guardados em seu devido lugar. Tire vantagem das barras de favorito no seu browser e adicione atalhos de links na tela inicial de seu telefone

3. Crie um ponto de partida

Escolha uma ponto de partida para suas tarefas, que inclua sua papelada e itens que você precisa guardar. Em seguida, crie um processo para movê-los para seu “lar” que você criou na etapa dois.

Por exemplo, você pode deixar sua correspondência em uma cesta perto da entrada todas as tardes. Se suas contas e cheques são eletrônicos, você pode checa-las uma ou duas vezes por semana. Pegue um dia e marque-o com “checar correspondência” no seu calendário, classifique-o como recorrente e esqueça sobre isso.

Faça o mesmo para sua vida digital. Invés de organizar seu desktop ou google drive todo dia, faça um cronograma mensal. Você não vai precisar se preocupar com isso todo dia, mas você nunca passará mais de um mês sem uma boa limpeza e organização.

4. Faça rotina e cronogramas

Para muitos profissionais, rotinas da vida são muito ligadas a rotinas de trabalho. Uma vai te preparar para a outra. Sem elas trabalharem em harmonia, você pode chegar ao final do dia sentindo que não conquistou nada.

Não existe jeito certo de criar a rotina “certa”. Além de que quando mais flexibilidade ter com seu tempo, mais difícil achar uma rotina que você consiga seguir. Tente usar essas dicas:

• Rotinas da manhã e da tarde são as mais importantes mas não as complique. Não é sobre o que outros 100 profissionais fazem para começar seu dia; É sobre o que você precisa pra se motivar. Caso isso seja simples como tomar um cagé, ou arrumar sua cama e ler um livro, tudo bem. Se você quer adicionar uma corrina pelo seu bairro ou uma hora para ler revistas, isso também está tudo bem.
• Se você está configurando seu cronograma, foque no tempo extra. Você precisará disso quando o que estiver trabalhando demorar mais ou precisar de um intervalo entre as tarefas.
• Seja qual for o verdadeiro prazo do projeto, defina o seu prazo privado pelo menos um dia antes. Se isso levar o dobro do tempo que você esperava, você tem outro dia para lidar com isso.
• Você pode precisar de uma rotina para mantê-lo em dia com sua rotina. Lembre-se que a tarefa “checar e-mail” foi adicionada ao calendário na etapa três? E se você nunca checar sua agenda? Escolha um lugar onde tudo esteja – junto em um centro de informações. Para mim, esse é o Evernote. Minha lista do Evernote me diz tudo o que preciso fazer..

Alinhe suas rotinas com seu ciclo de energia

Um ciclo de energia é o fluxo de quando você sente o seu mais-ou-menos energético. Enfrente sua pilha de notas de trabalho e papelada pela manhã, quando você tiver a capacidade mental para lidar com isso. Deixe a roupa e a louça para trabalhar durante 15 minutos ou no final do dia, quando o seu cérebro só pode lidar com atividades mais físicas e menos mentais.

Duas dicas que eu odeio (mas não são alternativas tão terríveis)

Se você ler 50 listas de “como se manter organizado”, encontrará essas duas dicas quase todas as vezes. Aqui não. Eu não suporto elas.

Se livre de tudo e adicione tudo de novo.

Não caia nessa. Você vai acabar com metade do seu armário ou escritório espalhados pela sua sala de estar. E você nunca vai remover tudo e refazer um quarto em um dia. Em vez disso, faça isso parcialmente. Limpe uma gaveta ou escrivaninha ou armário de arquivo e reorganize-o, depois passe para o próximo “ponto crítico” de desordem.

Doe, venda ou jogue fora algo antes que você compre outra coisa nova.

Este é o tipo de dica que soa bem no papel, mas é terrível na aplicação. Você vai acabar se livrando de algo que você quer, precisa ou ama. Não se incomode com isso. Em vez disso, faça uma limpeza boa e completa uma vez ou sazonalmente. Então, pense um pouco mais nas suas futuras compras.

Se você não tem certeza, deixe-o – se você ainda está pensando nisso em duas semanas, volte e compre. Tenha cuidado com os itens digitais, especialmente aqueles brindes tentadores. Se você nunca vai ler esse e-book, não vale a pena baixar e organizar o mesmo.

Tenha cuidado com itens digitais também, especialmente aqueles brindes tentadores. Se você nunca vai ler esse e-book, não vale a pena baixar e organizar o mesmo.

Comece a se organizar

No início, organizar a organização em casa, no trabalho ou em ambos pode consumir muito tempo. O objetivo é tornar sua vida menos agitada, no entanto. Isso exige muito planejamento no começo. Depois de se acostumar com seus novos métodos, você terá tempo e espaço mental para se concentrar em aspectos mais importantes de sua vida.